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L'Entretien Professionnel Obligatoire : bien plus qu'une simple formalité

Dernière mise à jour : 23 oct. 2023



L'entretien professionnel est un élément clé de la gestion des ressources humaines (RH) au sein des entreprises. Il permet de discuter des aspirations professionnelles des employés, d'évaluer leurs compétences, de planifier leur avenir au sein de l'entreprise, et de déterminer leurs besoins en formation.

Depuis 2014, il est devenu une obligation légale en France pour tous les employeurs. C'est un outil de base de gestion des ressources humaines et, plus particulièrement, de gestion des carrières, de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et de politique de formation professionnelle.

Dans cet article, nous allons explorer en détail l'entretien professionnel obligatoire, en mettant en lumière son importance, les modalités de sa mise en place, et les avantages qu'il offre lorsqu'il est délégué à un service de RH externalisé.


Comprendre l'intérêt de l'Entretien Professionnel

Cet entretien est un processus structuré de dialogue entre un employé et son employeur. Il offre un cadre pour discuter de la carrière de l'employé, de ses compétences, de ses souhaits de formation, et de ses perspectives d'évolution au sein de l'entreprise. C'est un outil essentiel pour le développement des compétences des salariés.


L'obligation légale de cet entretien

Depuis l'adoption de la loi du 5 mars 2014, l'entretien professionnel est devenu une obligation légale en France. Cette loi vise à encourager la formation continue, l'employabilité, et la lutte contre les inégalités professionnelles. Concrètement, toutes les entreprises doivent organiser un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié, et ce, depuis le 7 mars 2016. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions.

A noter : Cet entretien est obligatoire pour TOUS les employeurs mais les sanctions peuvent intervenir pour les entreprises de plus de 50 salariés.


Les sanctions encourues par l'employeur en cas de non respect de l'obligation

Le non-respect de l'obligation légale d'entretien professionnel obligatoire peut entraîner des sanctions pour les employeurs.

En vertu de la loi, les employeurs sont tenus d'organiser un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié. Si cette obligation n'est pas respectée, l'entreprise s'expose à des conséquences juridiques.

Les sanctions peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise et de la gravité de la négligence. Elles incluent généralement des amendes financières substantielles.

  • Pour les entreprises de 50 salariés et plus : si le salarié n'a pas bénéficié les 6 dernières années des entretiens professionnels et d'au moins une action de formation non obligatoire, l'employeur doit abonder son compte personnel de formation (CPF). Son CPF sera alors crédité de 3000 €.

  • Pour les structures de moins de 50 salariés : L'entreprise est soumise à ses obligations en matière de formation (adaptation du salarié à son poste de travail et maintien de son employabilité). En cas de non respect, elle pourrait être sanctionnée en versant à son profit de dommages et intérêts.

Différence entre l'entretien annuel individuel et l'entretien professionnel obligatoire

Pour une gestion des ressources humaines efficace, il est essentiel de distinguer entre deux types d'entretiens essentiels : l'entretien individuel annuel centré sur les objectifs et l'entretien professionnel obligatoire, qui intervient tous les deux ans.

L'entretien individuel annuel se concentre sur les performances, les objectifs, et les évaluations de l'employé, et il se déroule chaque année. L'objectif principal est de suivre la progression de l'employé, de définir de nouveaux objectifs, et de fournir un feedback régulier.

En revanche, l'entretien professionnel obligatoire se déploie sur un cycle de deux ans. Il met davantage l'accent sur la carrière, la formation, et le développement des compétences du salarié mais aussi sur sa QVCT. Il offre une vision à plus long terme des aspirations professionnelles de l'employé et des moyens pour les atteindre.

Comprendre la distinction entre ces deux types d'entretiens est fondamental, car chacun a un rôle spécifique dans l'épanouissement et le développement des employés.


Les échéances et périodicités de cet entretien obligatoire

Il est prévu 3 périodicités :

  • tous les 2 ans

  • tous les 6 ans (pour un bilan)

  • au retour de certains congés

L'entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans :

  • À partir de l'entrée dans l'entreprise

  • Puis à partir de la date de l'entretien précédent.

Tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Cet état des lieux permet de vérifier que l'employé a:

  • effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années.

  • suivi au moins une action de formation

  • acquis des éléments de certification par la formation ou par la validation des acquis de l'expérience

  • bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

L'entretien professionnel doit être également systématiquement proposé lors de la reprise d'activité après une période d'interruption due à un des cas suivants :

  • Congé de maternité

  • Congé parental d'éducation à temps plein ou partiel

  • Congé d'adoption

  • Congé de proche aidant

  • Congé sabbatique

  • Période de mobilité volontaire sécurisée

  • Période d'activité à temps partiel après un congé de maternité ou d'adoption

  • Arrêt maladie de plus de 6 mois

  • Mandat syndical

Les avantages de l'Entretien Professionnel

L'entretien offre de nombreux avantages, à la fois pour les salariés et les employeurs. Il permet de :

  • Développer les compétences : L'entretien professionnel est l'occasion de discuter des besoins en formation et de mettre en place des plans de développement des compétences.

  • Prévoir les besoins en formation : En identifiant les besoins en formation des employés, les entreprises peuvent investir dans des programmes de formation pertinents.

  • Favoriser la mobilité professionnelle : En discutant des perspectives d'évolution, l'entretien professionnel encourage la mobilité interne au sein de l'entreprise.

  • Lutter contre les discriminations : Il contribue à la prévention des inégalités en permettant de suivre la progression de chaque salarié.

Comment se déroule l'Entretien

L'entretien professionnel suit un processus bien défini.


Il comprend :

  • la préparation,

  • la rencontre entre l'employeur et l'employé,

  • la rédaction d'un compte-rendu co-signé,

  • un exemplaire est remis au salarié,

  • et la mise en place d'un plan d'action pour le salarié.

Pour bien préparer cet entretien, avoir les bons outils et la bonne posture, il est parfois intéressant voire nécessaire de se faire accompagner, voire de déléguer entièrement cette mission très chronophage.

Recourir à une expertise externe à l'entreprise peut être intéressante pour gagner en temps et en efficacité.


Intérêt de la Délégation de l'Entretien Professionnel à un RH Externalisé

De nombreuses entreprises choisissent de déléguer la gestion de leur campagne d'entretiens à un service de RH externalisé. Cette option présente des avantages significatifs, notamment pour les entreprises de taille moyenne ou les entreprises qui préfèrent se concentrer sur leur cœur de métier.


Avantages à Déléguer l'Entretien Professionnel

  1. Gain de temps : Externaliser l'entretien permet aux responsables RH, aux managers ou chefs d'entreprise, de se concentrer sur d'autres tâches stratégiques.

  2. Expertise : Les professionnels des RH externalisés sont généralement des experts dans la gestion des entretiens professionnels, assurant un processus professionnel. Ils possèdent les outils et la posture nécessaires.

  3. Conformité légale : Les services de RH externalisés veillent à ce que l'entretien professionnel soit mené conformément à la loi, évitant ainsi des sanctions potentielles.

  4. Approche personnalisée : Un service de RH externalisé peut adapter chaque entretien en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et de l'employé.

Comment choisir un prestataire

Le choix d'un prestataire de RH externalisé est crucial. Voici quelques critères à prendre en compte :

  • Expérience : Recherchez un prestataire avec une solide expérience dans la gestion des ressources humaines.

  • Références : Demandez des références et des témoignages d'autres entreprises qui ont utilisé leurs services.

  • Compétences en gestion des RH : Assurez-vous que le prestataire a des compétences avérées dans la gestion des entretiens professionnels.

  • Personnalisation : Optez pour un prestataire capable d'adapter ses services à vos besoins spécifiques.

Étapes de la Délégation de la campagne d'Entretiens biennaux

La délégation de l'entretien à un RH externalisé implique plusieurs étapes, notamment la sélection du prestataire (https://www.ldamaiscoach.fr/services), la préparation des entretiens, la réalisation des entretiens, la rédaction des comptes-rendus, et la mise en place des plans d'action.


Résoudre les Préoccupations Communes

Certaines entreprises peuvent avoir des préoccupations lorsqu'il s'agit de déléguer l'entretien professionnel. Il est essentiel de s'assurer de la confidentialité, de la qualité des entretiens, et de la communication efficace entre le prestataire externe et l'entreprise.


Conclusion

L'entretien professionnel obligatoire est bien plus qu'une simple formalité légale en France. C'est un outil puissant pour le développement des compétences des employés, la planification des carrières, et la lutte contre les inégalités professionnelles.

La délégation de cette tâche à un service de RH externalisé compétent permet aux entreprises de maximiser les avantages tout en restant en conformité avec la loi.


FAQ


FAQ 1 : Puis-je réaliser l'entretien professionnel moi-même en tant qu'employeur?

Oui, en tant qu'employeur, vous avez le droit de mener les entretiens professionnels vous-même. Cependant, de nombreuses entreprises choisissent de déléguer cette tâche à des professionnels de la RH pour garantir un processus objectif et expert.


FAQ 2 : Combien coûte la délégation de l'entretien professionnel à un service de RH externalisé?

Les coûts de la délégation de l'entretien professionnel varient en fonction du prestataire choisi. Ils dépendent de facteurs tels que la taille de votre entreprise et l'étendue des services fournis.

FAQ 3 : Quels avantages fiscaux sont associés à la délégation de l'entretien professionnel?

Il n'y a généralement pas d'avantages fiscaux directs liés à la délégation de l'entretien professionnel. Cependant, en améliorant la gestion des ressources humaines, vous pouvez optimiser les coûts liés à la formation et au développement des compétences de vos employés.


FAQ 4 : Comment un service de RH externalisé peut-il personnaliser les entretiens professionnels?

Un service de RH externalisé peut personnaliser les entretiens professionnels en travaillant en étroite collaboration avec votre entreprise pour comprendre ses besoins spécifiques. Ils peuvent adapter les questions, les indicateurs de performance, et les plans de formation en conséquence.


FAQ 5 : Quels sont les pièges à éviter lors de la délégation de l'entretien professionnel?

Lors de la délégation de l'entretien professionnel, il est essentiel de garantir la confidentialité des données, de surveiller la qualité des entretiens, et de maintenir une communication efficace avec le prestataire externe. Il est également important de respecter les délais légaux pour la réalisation des entretiens.


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