Recruter vos premiers salariés : les obligations légales RH à ne pas négliger pour les TPE/PME

Comprendre vos premières obligations RH en tant qu’employeur

Recruter son premier salarié marque une étape stratégique pour toute TPE ou jeune start-up. Mais cette évolution s’accompagne d’un socle d’obligations légales RH incontournables. Les ignorer, même par manque d’information, peut entraîner des sanctions administratives ou juridiques. Un accompagnement RH externalisé est alors précieux pour structurer sereinement vos démarches dès le départ.

Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Première étape indispensable : la Déclaration Préalable à l’Embauche. Elle doit être transmise à l’URSSAF au plus tard la veille du premier jour de travail. Elle formalise l’embauche et permet d’immatriculer votre salarié à la Sécurité sociale, déclenchant son affiliation aux différents régimes sociaux. Cette formalité, entièrement dématérialisée, se fait en quelques clics… à condition d’avoir structuré votre SIRET, activité et convention collective au préalable.

Rédiger un contrat de travail conforme

Le contrat de travail, c’est le socle juridique de votre collaboration. Même un CDD de courte durée doit être formalisé par écrit. Il doit clairement indiquer les missions, temps de travail, rémunération, durée de la période d’essai, et les modalités de rupture le cas échéant. Un cas client récent dans l’artisanat à Marseille a montré qu’un contrat flou sur les horaires avait conduit à un différend coûteux lors du solde de tout compte. Mieux vaut prévenir que réparer : faites-vous accompagner pour rédiger un contrat robuste, en phase avec votre réalité d’entreprise.

Organiser la visite d'information et de prévention

Souvent négligée, la visite médicale d’embauche – désormais appelée visite d’information et de prévention – doit avoir lieu dans les 3 mois suivant l’arrivée du collaborateur (ou avant la prise de poste pour certains métiers à risque). Elle est assurée par les services de santé au travail, et vise à évaluer l’aptitude au poste tout en informant le salarié sur les risques éventuels. Cette démarche participe à votre obligation de sécurité, pilier central de votre conformité RH.

Identifier la convention collective applicable

La convention collective n’est pas un détail : elle encadre les conditions spécifiques d’emploi dans votre secteur (grille de salaires, primes, congés, durée des préavis…). Par exemple, une TPE du BTP dans les Bouches-du-Rhône a dû régulariser rétroactivement plusieurs bulletins de paie pour intégrer les indemnités transport spécifiques stipulées par sa convention collective. Identifier et appliquer la bonne convention permet de sécuriser votre gestion et de bâtir une relation de confiance dès l’embauche.

Mettre en place l’environnement administratif et social du salarié

Accueillir un premier salarié ne se limite pas à son poste de travail et à son contrat. Il s’agit aussi de cadrer l’environnement administratif, social et réglementaire dans lequel il va évoluer. Un accompagnement RH à distance ou ponctuel peut s'avérer utile pour établir des fondations solides, sans alourdir votre organisation.

Créer un registre du personnel à jour

Obligatoire dès le premier recrutement, le registre du personnel recense chaque embauche de façon chronologique. Il doit mentionner des informations clés (identité, emploi, type de contrat, dates d’entrée/sortie). Ce registre est souvent le premier document consulté en cas de contrôle de l’Inspection du travail. Négliger sa mise à jour peut coûter cher : son absence est passible d’une amende de 750 € par salarié concerné.

Fournir une mutuelle d’entreprise

Depuis 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. Cette mutuelle d’entreprise doit respecter un panier de soins minimum et un financement à 50 % par l’employeur. L’accompagnement RH externalisé vous aide à identifier le contrat le plus adapté à la taille de votre entreprise et au profil de vos effectifs. Une TPE marseillaise récemment accompagnée a pu mutualiser cette démarche avec d’autres structures locales via un groupement, réduisant ses coûts tout en couvrant ses obligations.

Gérer la fiche de paie et les déclarations sociales

Dès le premier mois de travail, vous devez remettre une fiche de paie conforme à votre salarié. Celle-ci doit respecter un formalisme précis, aligné sur le bulletin de paie simplifié actuellement en vigueur. En parallèle, vous devez réaliser l’ensemble des déclarations sociales via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), avec transmission automatique des cotisations aux différents organismes (URSSAF, retraite, prévoyance…). Automatiser ces tâches ou les externaliser vous fait gagner un temps précieux et vous protège des erreurs administratives fréquentes.

Informer sur les droits et obligations

Un nouveau salarié doit être informé par écrit sur certains éléments clés : charte informatique, procédure disciplinaire, politique de sécurité, politique RSE (si formalisée), mentions légales. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, cette information passe par un règlement intérieur ; en deçà, une note de service ou un livret d’accueil interne peut suffire. Cette transparence alimente une relation de travail saine et pose les premières briques d’une culture d’entreprise engagée.

Garantir la santé, la sécurité et la qualité de vie au travail

Dès l’embauche de votre premier salarié, vous endossez une responsabilité pleine et entière sur sa sécurité et son bien-être. Ces dimensions, souvent reléguées au second plan dans les petites structures, sont pourtant des obligations légales RH majeures. Intégrer une culture de prévention et de bien-être dès les débuts de votre entreprise permet d’éviter les risques humains et juridiques… et d’asseoir une croissance saine.

Mettre en œuvre les règles de sécurité et de prévention

Votre entreprise, quelle que soit sa taille, doit évaluer les risques professionnels et formaliser cette analyse dans un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Ce document obligatoire doit être mis à jour chaque année, ou à chaque changement significatif d’organisation. Par exemple, une jeune PME marseillaise dans le secteur du numérique a évité une mise en demeure de l’Inspection du travail en structurant son DUERP dès le premier trimestre suivant l’embauche de sa première développeuse. Ce réflexe préventif s’est révélé salvateur.

En complément, vous devez mettre en place les actions de prévention adaptées : informations sur les gestes et postures, adaptation des postes, équipements de sécurité si nécessaire, et formations initiales en santé et sécurité. Même dans un bureau, les risques liés à l'ergonomie ou au stress ne sont pas à négliger.

Identifier les risques psychosociaux (RPS)

Stress chronique, surcharge de travail, isolement… les risques psychosociaux peuvent émerger dès les premières semaines, surtout si votre organisation repose sur peu de personnes. Il est donc essentiel de les anticiper, en favorisant une communication régulière, des retours d’expérience et une reconnaissance du travail accompli.

Un exemple concret ? Une TPE des Bouches-du-Rhône a mis en place, avec notre accompagnement RH externalisé, un rituel hebdomadaire de feedbacks croisés dès l’arrivée de son premier salarié. Au-delà de prévenir les tensions, ce dispositif a posé les premières bases d’une culture d’entreprise participative et engageante.

Intégrer la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT)

Investir dans la QVCT n’est pas réservé aux grandes entreprises. Pour une TPE, cela commence par de petits gestes à fort impact : clarté des objectifs, gestion raisonnable des charges de travail, horaires flexibles lorsque c’est possible, reconnaissance du travail, cadre de travail sain et serein.

Dès le premier salarié, ces attentions peuvent faire la différence. Une TPE artisanale à Aubagne, en intégrant des pauses actives quotidiennes et un espace de repos, a constaté une meilleure concentration… et une baisse des arrêts maladie dès la première année.

Envisager des outils de bien-être au travail externes

Si vous manquez de temps ou de ressources en interne, pensez à l’externalisation : des prestataires spécialisés peuvent proposer des outils agiles et adaptés à votre taille. Ateliers ponctuels de relaxation, interventions en luminorelaxothérapie, accompagnement en transition professionnelle ou coaching RH personnalisé… ces solutions flexibles renforcent l’engagement, la motivation et la fidélisation de vos premiers collaborateurs.

Chez LDamaisCoach, j'accompagne les dirigeants de TPE à instaurer dès le départ une dynamique de bien-être durable, alignée avec leur vision managériale et leur performance globale.

Anticiper les erreurs fréquentes et s’appuyer sur une expertise externe

Quand on recrute son premier salarié, chaque détail compte. Et pourtant, à ce stade, les erreurs RH sont fréquentes… et coûteuses. Anticiper ces pièges et s’entourer des bons partenaires RH permet de sécuriser vos démarches, tout en vous recentrant sur le cœur de votre métier.

Ne pas sous-estimer la complexité RH

Contrat mal rédigé, mauvaise convention collective, bulletin de paie erroné, oubli d’une visite médicale obligatoire… Nombreuses sont les jeunes entreprises à découvrir trop tard l’impact d’un défaut de conformité. Une start-up marseillaise du secteur foodtech, qui avait négligé la formalisation de la période d’essai, a été contrainte de verser une indemnité significative lors d’une rupture anticipée. Ce type d’écart peut fragiliser lourdement votre trésorerie.

Se tenir informé des mises à jour légales

Le droit du travail évolue vite et les obligations des employeurs aussi. À titre d’exemple, à compter de 2025, les entreprises entre 11 et 50 salariés devront mettre en place un mécanisme de partage de la valeur (intéressement ou prime de partage). Même si vous n’avez qu’un seul salarié aujourd’hui, mieux vaut anticiper ces évolutions et poser les fondations de vos pratiques RH dès maintenant.

Structurer ses documents et processus RH dès le départ

Un bon reflexe est de créer des modèles types pour tous vos documents RH : contrat de travail, fiche de poste, trame de fiche de paie, procédure d’onboarding, tableau de bord des congés. Ces outils facilitent la gestion au quotidien et limitent les erreurs. Un client artisan accompagné à Marseille a considérablement réduit son temps administratif hebdomadaire – de 4h à 1h – après mise en place de ce kit RH personnalisé.

Externaliser la gestion RH pour rester focus sur votre activité

Plutôt que de jongler avec des textes complexes et des plateformes multiples, pourquoi ne pas déléguer ? L’accompagnement RH externalisé vous permet de rester concentré sur votre cœur de métier, tandis qu’un expert prend en charge vos obligations, sécurise vos pratiques et vous conseille sur mesure.

Que ce soit en pilotage total (de la paie au recrutement) ou en mode ponctuel (structuration initiale, diagnostics QVCT, rédaction de contrat ou audit légal), cette solution flexible est idéale pour les TPE/PME. Et à Marseille ou ailleurs, LDamaisCoach est reconnu pour son accompagnement pragmatique, humain et 100 % conforme.

Quelles sont les premières obligations légales RH quand on embauche un salarié dans une TPE ?

Avant même l'arrivée du salarié, certaines obligations RH sont incontournables : la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, la rédaction d’un contrat de travail détaillé, l’organisation d’une visite médicale d’embauche et l’identification de la convention collective applicable. Ces étapes permettent de sécuriser la relation de travail dès le départ et de poser des bases solides. Une TPE artisanale du centre de Marseille a ainsi évité des contentieux prud’homaux en étant accompagnée dans ces points dès son premier recrutement.

FAQ

La mutuelle d’entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ?

Oui, depuis 2016, toute entreprise privée doit proposer une complémentaire santé à ses salariés, même en cas d’embauche unique. Cette mutuelle doit respecter un panier de soins minimal et être financée à hauteur de 50 % par l’employeur. Une jeune startup marseillaise accompagnée par LDamaisCoach a mutualisé cette obligation avec d’autres structures via un groupement local, réduisant de 35 % ses coûts tout en assurant une couverture conforme.

Que risque-t-on si l’on oublie de tenir un registre du personnel ?

L’absence ou la mauvaise tenue du registre du personnel peut entraîner des amendes jusqu’à 750 € par salarié. Ce document obligatoire liste toutes les embauches dans l’entreprise et sert de preuve en cas de contrôle de l’inspection du travail. Pour une petite structure en pleine structuration, externaliser cette tâche RH évite bien des tracas administratifs et sécurise les obligations sociales.

Faut-il prévoir une politique de prévention des risques dès le premier salarié ?

Absolument. Dès l’embauche du premier collaborateur, l'élaboration du DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels) est obligatoire. C’est un levier clé pour une politique QVCT efficace et pérenne. Un exemple : une entreprise de services a pu détecter très tôt des situations de surcharge cognitive, et mettre en place des actions correctives via mon accompagnement RH externalisé, améliorant ainsi durablement la qualité de vie au travail.

Comment assurer une gestion RH conforme sans service RH interne ?

Faire appel à un expert RH externalisé est une solution pertinente pour les TPE/PME qui veulent se concentrer sur leur cœur de métier sans négliger leurs obligations. Cela permet de bénéficier d’un accompagnement sur-mesure, d’outils adaptés, et d’une conformité réglementaire en continu. Plusieurs dirigeants m'ont confié avoir gagné du temps, évité des erreurs coûteuses, et amélioré leur marque employeur dès les premières embauches.

Comment suivre les évolutions légales quand on dirige une petite entreprise ?

Les réformes sociales évoluent régulièrement (ex. : obligation de partage de la valeur dès 2025 pour les entreprises de 11 salariés). S’informer seul peut vite devenir chronophage. Une veille juridique RH faite par un professionnel vous assure de rester conforme sans y consacrer du temps au quotidien. LDamaisCoach propose des solutions de suivi personnalisé pour aider les TPE à piloter leurs obligations en toute sérénité.

Envie de sécuriser votre première embauche et structurer vos RH dès aujourd’hui ? Contactez LDamaisCoach pour un accompagnement RH externalisé sur-mesure et pérenne.