RPS 2025 et Document Unique : nouvelles obligations et leviers de performance pour les TPE-PME

Comprendre les nouvelles obligations RPS 2025 dans le DUERP

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2025, un tournant réglementaire majeur impacte la gestion des Risques Psychosociaux (RPS) dans les TPE/PME : le décret n° 2025‑482 du 27 mai 2025 vise à l’intégration renforcée de ces risques dans le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Pour un dirigeant, il ne s’agit plus uniquement d’une formalité administrative, mais d’un outil clé pour la santé au travail et la conformité légale.

Le DUERP : désormais numérique et traçable

Fini les classeurs oubliés dans un tiroir : la version numérique du DUERP est désormais obligatoire. Elle doit conserver toutes les versions antérieures et permettre un suivi rigoureux dans le temps. Ce passage au numérique offre aux petites structures un cadre plus souple mais exigeant, permettant d’être prêtes en cas d’audit ou de contrôle de l’Inspection du travail.

Pour rappel, le DUERP, dont la mise en place est obligatoire à partir de 1 salarié, doit être mis à jour au moins 1 fois par an dans les entreprises de ≥ 11 salariés, et doit aussi être réactualisé pour chaque changement significatif (réorganisation, accident, nouvelles machines…) .

Enfin, ce document doit être conservé pendant 40 ans, disponible aux salariés (actuels et anciens), au CSE, au médecin du travail, à l’inspection du travail et aux organismes habilités .

Des RPS à évaluer et intégrer systématiquement

Les risques psychosociaux – surcharge mentale, tensions relationnelles, isolement, conflits de valeurs – ne peuvent plus être ignorés. Ils doivent figurer clairement dans une section dédiée du DUERP, accompagnés d’une description, d’une évaluation des niveaux de risque, et surtout, de mesures de prévention concrètes. Ce point est aujourd’hui vérifié systématiquement lors des contrôles.

Mise à jour annuelle et en cas de transformation

Tout changement significatif – nouvelle organisation de travail, outils numériques introduits, croissance ou régression rapide – implique une actualisation du DUERP. Même sans transformation notable, la révision annuelle reste impérative. À Marseille comme à Paris ou Lyon, les PME accompagnées par nos services d’externalisation RH ont vu leur démarche gagner en structure et en fluidité, tout en sécurisant leur responsabilité juridique.

Consultation obligatoire des salariés ou du CSE

Autre nouveauté renforcée : les mesures de prévention, notamment contre les RPS, doivent s’appuyer sur une consultation effective des salariés ou du Comité Social et Économique (CSE) s’il existe. Cette co-construction permet non seulement de mieux détecter les signaux faibles, mais aussi de renforcer la confiance dans la gouvernance RH. Un client marseillais dans le BTP a par exemple intégré des retours du terrain sur les tensions inter-équipes pour adapter son plan de prévention — un gain concret de qualité de vie au travail (QVCT).

Guide pratique : intégrer les RPS dans le DUERP en 2025

Transformer une contrainte réglementaire en levier de performance sociale : telle est la mission du dirigeant d’aujourd’hui. Intégrer les RPS dans le DUERP ne se fait pas au hasard. Cela requiert méthode, outils éprouvés et implication collective. Voici une démarche balisée pour passer à l’action efficacement.

1. Détecter les sources de RPS spécifiques à votre activité

Chaque entreprise a ses propres facteurs de stress : un bureau d’études peut rencontrer des problématiques de surcharge cognitive tandis qu’un commerce local peut être confronté à des incivilités client ou à l’isolement du personnel. Identifier précisément ces risques dans chaque unité de travail, c’est déjà agir pour protéger vos équipes et votre performance.

2. S’appuyer sur des outils de diagnostic fiables

Pas besoin de tout réinventer : des grilles reconnues comme celles de l’INRS, ou le kit RPS de l’ANACT, permettent aux dirigeants de TPE sans service RH de poser un diagnostic fiable. Ces outils vous aident à évaluer la probabilité et la gravité des risques à partir de critères observables, pour prioriser les actions.

3. Structurer votre DUERP avec une section dédiée aux RPS

Une fois les risques identifiés, il est indispensable de créer une section spécifique dans votre DUERP dédiée aux RPS, incluant :

• Le type de risque psychosocial (par exemple : surcharge cognitive, perte de sens, tensions hiérarchiques)

• Le niveau de gravité et probabilité

• Les mesures de prévention existantes

• Les actions envisagées avec échéancier

• Des indicateurs de suivi pour évaluer l’efficacité des mesures (ex. : taux d’absentéisme, turnover, feedback salarié)

4. Assurer la mise à jour et la traçabilité des actions

Chaque modification significative – ajout d'un poste, changement d'organisation ou remontée d’un malaise collectif – doit entraîner une réévaluation des RPS. Documentez systématiquement les démarches entreprises dans le DUERP et conservez l’historique. Un de nos clients dans l’artisanat à Lyon a ainsi pu démontrer à l’inspecteur du travail les améliorations de climat suite à la mise en place d'un atelier mensuel d'expression libre entre collaborateurs. Une pratique simple, mais impactante.

5. Impliquer vos salariés dès le départ

Les observations du terrain sont votre meilleur levier. Associez vos équipes aux diagnostics : questionnaires anonymes, entretiens individuels, groupes d’échange. La richesse de leur retour garantit un DUERP concret, adapté à la réalité de votre entreprise. Cette approche favorise aussi l’adhésion à vos actions QVCT et réduit les tensions internes.

RPS : de l’obligation légale à la stratégie de performance sociale

Si la réglementation impose l’intégration des RPS dans le DUERP à partir de 2025, cette démarche va bien au-delà d’une simple conformité administrative. Elle constitue un véritable levier d’optimisation RH, RSE et managériale — même pour des structures de moins de 50 salariés. En tant que consultante RH externalisée, j’observe quotidiennement chez mes clients à Marseille, Paris ou Lyon combien cette dynamique influence positivement à la fois la qualité de vie au travail et la performance globale de l’entreprise.

Des équipes mieux accompagnées… pour une productivité renforcée

La prévention active des Risques Psychosociaux contribue à réduire le taux d’absentéisme, les arrêts maladie et le turnover non souhaité. Un client du secteur commerce à Lyon, confronté à une surcharge de travail saisonnière, a mis en place un plan de prévention intégré dans son DUERP avec des temps de respiration en équipe et un soutien managérial renforcé. Résultat : une baisse de 30 % des arrêts injustifiés sur six mois, et des salariés plus engagés en période de rush.

Un pilier concret de votre stratégie QVCT

Les RPS font entièrement partie des déterminants de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT). Leur suivi structuré dans le DUERP permet d’améliorer l’écoute managériale, l’organisation du travail et la gestion des émotions collectives. En agissant en amont, les dirigeants développent un climat de travail plus stable, régulent les tensions et favorisent la coopération. Un restaurateur accompagné à Marseille a ainsi instauré un droit à la coupure numérique le midi, sur proposition de ses équipes. Un petit ajustement, mais une grande avancée sur le climat social.

Un axe fort de votre démarche RSE

Intégrer les RPS dans le DUERP, c’est aussi nourrir un axe social fort de votre stratégie Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Les critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) deviennent centraux, même pour les PME indépendantes. En affichant une logique de prévention, de concertation et de suivi social transparent, vous valorisez votre gouvernance auprès des parties prenantes : clients grands comptes, donneurs d’ordre publics, partenaires ou futurs talents sensibles à la dimension humaine de l’encadrement.

Un vecteur d’attractivité même pour les « petites structures »

Recruter en TPE/PME reste un défi. Mais sensibiliser aux RPS et structurer leur prise en compte via le DUERP montre dès l’entretien d’embauche que vous vous souciez du bien-être au travail. Cela renforce votre image employeur, fidélise vos équipes actuelles et facilite les intégrations. Chez LDamaisCoach, j'accompagne les structures dès 5 salariés à formaliser cette approche RSE sociale, avec de réels résultats sur la rétention des collaborateurs.

TPE/PME : comment se mettre en conformité sans service RH interne

Vous êtes dirigeant de TPE ou PME, sans service RH dédié ? Pas de panique. La conformité DUERP et la prévention des RPS ne nécessitent pas forcément des ressources internes pléthoriques. Avec les bons outils, des pratiques simples et un accompagnement extérieur adapté, vous pouvez piloter une démarche efficace, au service de la performance sociale de votre entreprise.

Externaliser pour gagner du temps et rester conforme

Faire appel à un prestataire RH externalisé, comme LDamaisCoach, permet d’auditer vos risques, structurer votre DUERP numérique avec une section RPS conforme, et assurer sa mise à jour annuelle ou en cas de transformation. Ce partenariat vous libère du temps, réduit les erreurs et vous protège en cas de contrôle ou conflit prud’homal. À titre d’exemple, une TPE artisanale accompagnée à Aix-en-Provence a pu présenter à l’Inspection du travail un DUERP digitalisé en 48h, évitant toute sanction.

Mettre en place des actions concrètes sans complexité excessive

Des ateliers de prévention bien-être comme des séances de luminorelaxation, des points d’écoute managériale ou des micro-formations sur la gestion du stress peuvent être organisés périodiquement. Ces initiatives, peu coûteuses, sont perçues comme des signes concrets d’engagement. Au-delà de la conformité, elles renforcent aussi le climat de travail et le dialogue positif, limitant l’émergence de tensions chroniques.

Outiller vos managers pour repérer les signaux faibles

Les encadrants de proximité jouent un rôle clé dans la détection précoce des RPS. Former vos managers – même non RH – à repérer les signaux faibles (irritabilité, repli, fatigue excessive…) et à adopter un dialogue bienveillant est un investissement stratégique. Simple exemple : un manager formé à Marseille a pu alerter à temps sur l’isolement d’une salariée en télétravail partiel, permettant un ajustement de ses missions à temps.

Anticiper les contrôles en documentant finement

Un document unique à jour, traçable et partagé est votre meilleure protection. Il prouve votre implication active et structurée dans la prévention des risques professionnels, y compris psychosociaux. Joignez-y tous les éléments utiles : comptes-rendus de réunions, grilles d’évaluation RPS complétées, preuves de consultation des salariés… C’est aussi une assurance organisationnelle pour structurer votre capital humain de manière durable.

En somme, même sans direction RH interne, vous êtes en capacité de construire une démarche solide, humaine et stratégique autour des RPS en 2025. Avec les bons leviers, cette conformité peut devenir un différenciateur de valeur pour votre entreprise.

FAQ

Quelles sont les nouvelles obligations liées aux RPS dans le Document Unique en 2025 ?

Depuis janvier 2025, toute entreprise, y compris les TPE/PME, doit intégrer de manière explicite les Risques Psychosociaux (RPS) dans son Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Cela implique une analyse rigoureuse des facteurs de stress au travail (surcharge mentale, conflits, isolement...), une description des mesures préventives mises en place, ainsi qu’un suivi régulier. Ces éléments doivent être formalisés dans un DU numérique, traçable et mis à jour annuellement. Le contrôle de l’administration est désormais renforcé sur ce point.

Le DUERP doit-il obligatoirement être numérique en 2025 ?

Oui. Depuis les dernières évolutions du Code du travail, le DUERP doit obligatoirement être conservé en format numérique. Ce format doit permettre de consulter l’historique des versions, rendant la traçabilité incontournable. Pour une TPE sans service RH, cela peut sembler complexe, mais des solutions externalisées existent pour gérer efficacement cette transition. Par exemple, un cabinet médical à Marseille accompagné par LDamaisCoach a pu digitaliser son DUERP en moins de deux semaines, tout en renforçant ses indicateurs QVCT.

Que risque une entreprise si les RPS ne sont pas évalués dans le DUERP ?

L’absence d’intégration des RPS dans le DUERP constitue un manquement légal. Cela expose l’employeur à des sanctions en cas de contrôle de l’inspection du travail, sans compter les conséquences humaines : absentéisme accru, démotivation ou conflits internes. Une TPE industrielle accompagnée par mes soins près de Lyon a évité une amende administrative en mettant à jour à temps sa section RPS, tout en diminuant de 25 % son turnover sur 6 mois.

Comment une TPE peut-elle identifier les RPS sans avoir de service RH ?

Il est tout à fait possible pour une TPE ou une petite PME d’évaluer les RPS de manière structurée grâce à des outils simples comme les grilles de diagnostic de l’INRS ou les kits ANACT. Un accompagnement RH externalisé aide également à recueillir les signaux faibles via des questionnaires anonymes, des ateliers ou des entretiens. À Marseille, un cabinet d'huissiers ayant collaboré avec moi a, grâce à ces outils, révélé des tensions intergénérationnelles auparavant invisibles, avec à la clé des actions ciblées de médiation.

Faut-il impliquer les salariés dans l’évaluation des RPS ?

Oui, et cette implication est désormais obligatoire. L’évaluation des RPS doit être construite avec les salariés ou leurs représentants (CSE), y compris dans les plus petites structures. C’est un levier précieux : la co-construction améliore la pertinence des actions et renforce l’adhésion aux mesures mises en place. Un groupement d'employeur du secteur viticole du vaucluse a ainsi réduit les tensions entre encadrants et ouvriers en instaurant un atelier mensuel de dialogue impulsé suite à notre diagnostic partagé.

Comment externaliser efficacement la gestion du DUERP et des RPS ?

Externaliser cette mission permet aux dirigeants de se concentrer sur leur cœur d’activité tout en assurant la conformité réglementaire et la prévention des risques. Un consultant RH comme LDamaisCoach assure une évaluation des RPS, la mise à jour du DU numérique, la coordination des actions QVCT et la sensibilisation des managers. Mes clients apprécient particulièrement mon approche sur-mesure, combinant outils adaptés, expertise réglementaire et écoute humaine.

Envie de mettre à jour votre DUERP ou de structurer votre démarche RPS en toute sérénité ? Contactez LDamaisCoach pour bénéficier d’un accompagnement RH externalisé expert, à Marseille, Paris ou Lyon.