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L'affichage obligatoire en entreprise en 2024 : un guide complet

Dernière mise à jour : 3 janv.




Introduction


L'affichage obligatoire en entreprise est un aspect crucial de la gestion des ressources humaines. Quelle que soit la taille de leur structure, à partir d’un salarié,  les employeurs ont la responsabilité légale d’informer leurs employés (via l’affichage physique et/ou numérique) sur divers sujets, allant des droits du travail aux mesures de sécurité. Dans cet article, nous explorons en profondeur les obligations d’affichage dans les entreprises et les meilleures pratiques pour y adhérer.


Les obligations fondamentales d'affichage


Il existe deux catégories principales d'affichages en entreprise: les affichages physiques et les affichages numériques. 


Affichages physiques 


Les affichages physiques sont essentiels dans tous les environnements de travail, tandis que les affichages numériques offrent une flexibilité accrue, en particulier dans les contextes de télétravail. 

Au-delà de ces documents à titre général, de nombreux panneaux d’affichages spécifiques peuvent avoir un caractère obligatoire, en fonction du secteur d’activité de l’entreprise (par exemple dans le secteur HRC, le BTP etc.).


Certains documents ne doivent pas obligatoirement être « affichés » dans l’entreprise, mais doivent être portés à la connaissance des salariés « par tout moyen ». L’obligation d’affichage, en tant que telle, a été supprimée par l’ordonnance n°2014-699 du 26 juin 2014. L’employeur a donc le choix : procéder à un affichage, ou diffuser l’information sur l’intranet de l’entreprise par exemple.


L'employeur doit veiller à ce que l'ensemble du personnel de l'entreprise concerné par les attributions du CSE y aient facilement accès. En effet, comme la plupart des renseignements sur l'affichage sont utiles en cas d'urgence, et qu'ils sont destinés à tous les employés, il faut les mettre en évidence et à la portée de tous. Ainsi, sont préconisés les endroits stratégiques à forte circulation et bien éclairés comme l'entrée de l'entreprise, le lieu de pointage, la porte des locaux et bureaux et le vestiaire pour afficher les informations.


En fait, il ne s'agit pas d'une obligation d'affichage mais d'une disponibilité de l'information, d’où la possibilité aussi de communiquer numériquement.


Important : certaines informations renseignées sur l'affichage obligatoire ne sont pas seulement destinées aux salariés. Elles doivent également être portées à la connaissance des stagiaires, des candidats à l'embauche. Ainsi, il convient également d'afficher les informations comme celles relatives à la lutte contre les discriminations et harcèlement à la porte du local où se déroule le processus de recrutement. L'employeur devra également prévoir (s’il est concerné)  une place dans les ateliers, les bureaux ou  les chantiers pour les panneaux syndicaux.


Affichages Numériques


Etant donné que les règles en matière d’affichage dans l’entreprise ont été simplifiées suite aux décrets n°2016-1417 et n°2016-1418 du 20 octobre 2016, les employeurs n’ont plus l’obligation d’afficher certaines informations sur le lieu de travail, si elles sont disponibles sur d’autres supports (numériques).


Les informations pouvant être mises à disposition numériquement comprennent a minima les détails sur la Convention Collective, la période de prise de congés et les articles du Code du Travail relatifs à l'égalité professionnelle.  


Possibilité d’une communication “hybride” 


Aujourd’hui et étant le travail généralisé en distanciel, rien n’empêche (voire même recommandé)  l’employeur de procéder à une « double information » Pour cela, les options les plus simples et les plus efficaces sont :

  • l’intranet de l’entreprise en y ajoutant les différents documents obligatoires ;

  • et/ou procéder à l’envoi de mails récapitulatifs ou de mise à jour.


Quelle sanction pour un défaut d’affichage ?


Le Code du travail et le Code pénal prévoient des peines de 450 euros jusqu’ à 10 000 euros (30 000 euros en cas de récidive) et 1 an d’emprisonnement en cas d’absence d’affichage obligatoire et cela pour chaque information non affichée ou travailleurs de l’entreprise concernés, indépendamment du nombre d’infractions relevées.

Par ailleurs, « le fait d’exposer directement autrui à un risque immédiat de mort ou de blessures de nature à entraîner une mutilation ou une infirmité permanente par la violation manifestement délibérée d’une obligation particulière de prudence ou de sécurité imposée par la loi ou le règlement est puni d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende ».La faute inexcusable de l’employeur pourrait également être retenue.

Pour approfondir vos connaissances sur les obligations d’affichage physique et numérique, consultez ci-dessous, les obligations d'affichage ci-après dans une entreprise avec les obligations de mise à jour apportées récemment par la législation.  


Informations essentielles à afficher en 2023


Il s’agit essentiellement d’ informations sur l’organisation du travail, la sécurité, la santé et les droits des salariés. Certains documents sont à afficher dans toutes les entreprises, d’autres ne concernent que les TPE/PME ou les entreprises d’un certain secteur d’activité. 


Parmi les informations qui peuvent être diffusées par tout moyen, et peuvent être également intégrées dans l'affichage obligatoire, figurent :


Informations

Explications


Emplacement

Diffusion par tout moyen

Congés payés

Période de prise des congés (fermeture annuelle ou par roulement)


Diff. tout moyen

Caisse des congés payés

raison sociale et adresse


Diff. tout moyen

Convention collective

ou accords applicables

avis avec intitulé et identifiants de la convention collective et accords applicables (et conditions de consultation sur le lieu de travail)


Diff. tout moyen

Lutte contre les harcèlements

sexuel et moral

textes de loi, articles 222-33-2 et 222-33 Code pénal (mise à jour janvier 2023)

locaux de l'entreprise

(entrée de l'entreprise et local où se fait l'embauche)

Diff. tout moyen

Égalité salariale

(hommes-femmes)

textes de loi, articles L3221-1 à L3221-7 Code du travail


Diff. tout moyen


Parmi les indispensables : 


Coordonnées et Sécurité

Les informations essentielles à afficher physiquement incluent les coordonnées de l'inspection du travail, du Défenseur des droits, de la médecine du travail, ainsi que les numéros d'urgence. De plus, il est crucial d’afficher les horaires de travail, les jours de repos hebdomadaires, et les consignes de sécurité, telles que l'interdiction de fumer et de vapoter.  


Harcèlement et Discrimination

Il est également important d'afficher des informations concernant le harcèlement sexuel et la lutte contre la discrimination, conformément aux articles du Code pénal.

En effet, à compter du 1er janvier 2019, la loi Avenir professionnel a instauré l’obligation d’information des salariés sur les actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et sur les services compétents en matière. Conformément au décret 2019-15 du 8 janvier 2019, JO du 9, l’employeur doit informer ses salariés des coordonnées :

  • Du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement;

  • De l’inspection du travail compétente, en indiquant le nom de l’inspecteur compétent;

  • Du Défenseur des droits;

  • Du référent harcèlement sexuel RH désigné dans les entreprises d’au moins 250 salariés;

  • Du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel dessiné par le CSE.


Ces informations doivent être délivrées par tout moyen (ex: affichage, intranet, courriel). Les entreprises doivent donc mettre à jour et compéter l’information délivrée à leurs salariés. 

De plus, à part les salariés, sont aussi concernées les personnes en formation, les stagiaires, les candidats à une embauche, à un stage ou à une formation.


A savoir : La loi Santé au travail intègre depuis le 31 mars 2022, les propos et comportements à connotation sexiste. En effet, le Code du travail voit sa définition complétée en y intégrant les propos et comportements à connotation sexiste. Jusqu’à présent, le sexisme était considéré comme un comportement discriminatoire, mais réprimé en tant que harcèlement moral. La loi du 2 août 2021 regroupe ces deux notions au sein du Code du Travail.


Important  : depuis le 1er septembre 2022 un ajout impératif

La loi Waserman du 21 mars 2022 sur les lanceurs d’alerte apporte une modification à la liste des motifs de discrimination interdits dans le Code du Travail et le Code pénal pour y intégrer les lanceurs d’alerte (une modification de l’article 225-1 du Code Pénal sur les lanceurs d’alert). Il est depuis cette date interdit de prendre une mesure discriminatoire à l’encontre de salarié en raison :

  • De sa qualité de lanceur d’alerte ;

  • De sa nature de facilitateur de lanceur d’alerte ;

  • De son lien avec un lanceur d’alerte.

Cet article du Code Pénal modifié par la loi, fait partie des articles que l’entreprise doit afficher ou diffuser par tout moyen à ses salariés.Une mise à jour de l’affichage a donc été rendue nécessaire.


A savoir : les obligations de port du masque en entreprise (suite à la crise Covid) ne sont plus obligatoires excepté dans les établissements de santé, les maisons de retraites, les établissements accueillant des personnes en situation de handicap. *

Cependant, plusieurs informations et mesures peuvent être appliquées dans la lutte efficace contre la propagation du virus. Bien que ces affichages et ces mesures ne soient pas toujours obligatoires, les pouvoirs publics recommandent vivement de se conformer aux usages, en retenant que l’employeur reste responsable de la santé de ses salariés (Article L4121-1 à 5). En cas de conflit, le salarié peut mettre en cause son établissement pour mise en danger au travail. En respectant les directives publiées par le Ministère du travail, l'employeur évite toute source de conflit.


Récapitulatif des informations obligatoires (et recommandées) à afficher en fonction de la taille de votre structure :

Sujet

Contenu obligatoire

Articles du Code du travail

Pour tous les employeurs



Inspection du travail

Nom et prénom de l’inspecteur, adresse et numéro de

téléphone de l’inspection

du travail compétente

Article D4711-1

du Code du travail

Médecine du travail

Adresse et numéro de

téléphone du médecin ou du service de santé au travail

compétent

Article D4711-1

du Code du travail

Convention ou

accord collectif de travail

Mention du lieu et des

modalités de consultation

des textes

Article R2262-3

du Code du travail

Horaires de travail et

repos hebdomadaire

  • Horaires de début etde fin de journéede travail

  • Durée du repos

Articles L3171-1 ,

D3171-2 à D3171-3,

R3172-1 à R3172-9

du Code du travail

Interdiction de fumer

et de vapoter

  • Signalisationapparenterappelant le principede l’interdiction defumer

  • S’il existe des locauxdestinés aux fumeurs :afficher à l’entrée deces locaux unavertissementsanitaire etrappelerl’interdictionpour les mineursd’y accéder

  • Afficher l’interdiction d’utiliser la cigaretteélectronique

Article R3511-6 du

Code de la santé publique Code de la santé

publique, art. R. 3513-3

Services de secours

d’urgence

Adresse et numéro d’appel des services de secours

d’urgence (pompiers, SAMU, police …)

Article D4711-1

du Code du travail

Consignes de sécurité et d’incendie

  • Consignes incendie selon la normeNF EN ISO 7010

  • Noms desresponsables dumatériel de secourset des personneschargées d’organiserl’évacuation en casd’incendie.

Articles R4227-34

à R4227-38

du Code du travail

Document unique

d’évaluation des risques

professionnels

Modalités d’accès et de

consultation de l’inventaire

des risques, qui contient les

résultats de l’évaluation des

risques pour la santé et la

sécurité des travailleurs

(avec une mise à jour

annuelle obligatoire

du document unique)

Articles R4121-1 à R4121-4

du Code du travail

En supplément pour les employeurs de plus de 11 salariés



Élection des

représentants du

personnel

Affichage relatif à l’élection

des délégués du personnel

Articles L2311-1 à L2312-5

du Code du travail



En supplément pour les employeurs de plus de 20 salariés



Règlement intérieur

Les règles en matières :

  • d’hygièneet de sécurité

  • de discipline

  • de sanctions

  • des droitsde la défense

  • et de prévention duharcèlement sexuelou moral

Article L1321-4

du Code du travail

En supplément pour les employeurs de plus de 50 salariés



CSE

Liste nominative des

membres du CSE et de

leur emplacement de travail

habituel

Article R4613-8

du Code du travail

Élection

des représentants

du personnel

Affichage de la procédure

relative à l’élection des

membres du comité social

et économique

Articles L2321-1 à L2322-4

du Code du travail

Participation

Information sur l’existence d’un accord de participation et de son contenu

Article D3323-12

du Code du travail


Solutions et Kits pour l'affichage obligatoire


Kits et panneaux prêts à l'emploi


Pour faciliter la conformité aux obligations d'affichage, des kits d'affichage légal et des panneaux pré-conçus sont disponibles. Ces solutions, comme le kit affichage légal, offrent une approche pratique pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont correctement affichées.


L’intérêt des panneaux complets pré-préparés  est de permettre à l'employeur de remplir ses obligations d'affichage, en mettant à la vue de tous les salariés, l'ensemble des informations à afficher (ou à porter obligatoirement à connaissance des travailleurs). 

Ainsi, en cas de contrôle de l'inspection du travail, l'entreprise ne pourra pas être sanctionnée concernant une information non affichée (sauf cas spécifiques comme les affichages destinés aux restaurants).


En général, le panneau d’affichage obligatoire à commander, prêt à compléter,  est de format A2 afin d'assurer une bonne lisibilité et plastifié (double face) pour permettre une bonne résistance dans le temps ainsi qu'une écriture propre grâce au stylo-feutre non permanent. Il est conforme à la législation en vigueur (tous nos produits sont mis à jour dès modification des lois) et possède un kit de fixation avec des pastilles adhésives.


Affichages spécifiques pour certaines entreprises


Les restaurants, par exemple, ont des obligations spécifiques en matière d'affichage. Il est essentiel pour ces établissements de se procurer des affichages obligatoires pour restaurants pour garantir la conformité notamment concernant l’affichage obligatoire en cuisine des normes HACCP ( Hazard Analysis Critical Control Point). Ces normes permettent de contrôler l’hygiène de votre restaurant. Elles doivent donc être affichées et respectées. Mais également beaucoup d’autres comme : les consignes de sécurité, particulièrement en cas d'incendie, l'utilisation du gaz en cuisine ; le prix des consommations courantes (boisson comprise), les allergènes présents dans les plats, l'origine des viandes bovines servies, le panneau légal de la répression contre l'ivresse (sur les lieux du restaurant), l'interdiction de fumer et de vapoter, …


Autre exemple, le panneau de chantier pour les entreprises du BTP : l’entrepreneur travaillant sur un chantier ayant donné lieu à la délivrance d’un permis de construire affiche sur ce chantier, pendant la durée de l’affichage du permis, son nom, sa raison ou sa dénomination sociale ainsi que son adresse. L’affichage est assuré sur un panneau dont les indications sont lisibles de la voie publique.Le non-respect de l'obligation d'affichage des coordonnées de l'intervenant sur le chantier peut entraîner des sanctions pénales, à savoir une amende de 5e classe (1500 euros d’amende pour une personne physique). Dans le but de renforcer l’obligation de transparence et de visibilité des entreprises intervenantes sur les chantiers du Bâtiment, un décret permet de recourir à un espace numérique partagé à la place du traditionnel panneau de chantier matériel.


Là encore, des kits d’affichage ou panneaux prêts à être complétés peuvent être commandés en ligne sur des sites spécialisés.


FAQ

Q: Quels sont les risques en cas de non-conformité à l'affichage obligatoire?

A: Les entreprises qui ne respectent pas les obligations d'affichage peuvent faire face à des sanctions financières importantes, allant jusqu'à plusieurs milliers d'euros par information manquante.


Q: Les affichages obligatoires sont-ils les mêmes pour toutes les entreprises?

A: Non, les obligations varient en fonction de la taille de l'entreprise et de son secteur d'activité. Il est crucial de se renseigner sur les spécificités applicables à votre entreprise.


Q: Puis-je utiliser uniquement des affichages numériques dans mon entreprise?

A: Cela dépend de la nature de l'information et de la capacité des salariés à accéder aux outils numériques. Certains affichages doivent impérativement être physiques.


Conclusion


L'adhésion aux obligations d'affichage en entreprise est un aspect fondamental de la conformité légale et de la communication interne

Les employeurs doivent s'assurer que toutes les informations requises sont accessibles aux employés, soit physiquement, soit numériquement. En restant informé et en utilisant les ressources disponibles, comme les kits d'affichage et les guides en ligne, les entreprises peuvent garantir une conformité efficace et éviter d’éventuelles sanctions.




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